1、單位首先必須應(yīng)該通過Word XP程序制作好職工個人信息登記表，接著將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來保存起來；
2、隨后在彈出的職工個人信息登記表界面中，用鼠標依次單擊“文件”/“發(fā)送”/“傳送收件人”命令，并在隨后打開的對話框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；
3、一旦確定好文檔的接受人后，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對話框，并在該對話框中通過更改列表中收件人姓名的前后順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后單擊相應(yīng)的移動箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的，大家還可以在該對話框中設(shè)定好郵件的發(fā)送主題和消息正文，職工在收到文檔后，就能知道該如何處理文檔了；
4、完成上面的任務(wù)后，大家只要再單擊“文件”/“發(fā)送”菜單，并執(zhí)行該菜單項下面的“下一傳送收件人”命令，Word XP程序就會自動啟動系統(tǒng)中的默認郵件程序來將當前打開的文檔以附件的形式，傳送給事先設(shè)定好的傳送名單中的第一位接受人；
5、第一位職工在接受到文檔內(nèi)容后，打開附件中的表格，并按照事先指定要求來填寫好表格后，再重新進行保存，接著按照上面的步驟依次發(fā)送給每位收件人。當所有收件人都在該郵件中填寫完各自的信息后，表格將自動發(fā)還給單位的原始發(fā)送者，然后單位根據(jù)反饋回來的表格信息就能實現(xiàn)普查職工個人信息的目的了。
三、巧用索引功能快速查找信息
為了實現(xiàn)快速查閱文檔信息，大家可以使用索引功能，將文檔中的主要關(guān)鍵字或各種概念摘錄下來，分別標明它們的出處以及頁碼，并且按一定次序分條排列，以供日后方便查閱信息。下面我們就一起來看看如何具體使用word XP的索引功能：
1、要是使用索引功能來快速查找信息之前，大家首先應(yīng)該來標記文檔中的重點名詞、概念之類的索引項，索引的提出可以是文檔中的一個地方，也可以是文檔中相同內(nèi)容的所有地方；
2、要是大家標記了書中同一內(nèi)容的所有索引項的話，就可選擇一種索引格式并編制完成，這樣的話程序?qū)⑹占饕棧凑兆帜傅捻樞騺砼判�、引用頁碼，同時會自動查找并刪除同一頁中的相同項，接著在文檔中顯示索引內(nèi)容；
3、比方說，要是大家想標記文檔中的“抗擊非典”的話，可以先用鼠標選中文檔中的“抗擊非典”四個字，接著用鼠標執(zhí)行“插入”菜單項下面的“索引和目錄”命令，在隨后打開的對話框中，將“標記索引項”項選中；當程序打開下一個對話框時，大家再用鼠標選擇“標記”，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，此時文檔中的“抗擊非典”后面就會自動出現(xiàn)“{XE "抗擊非典"}”的標志，用鼠標單擊工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕，就能把這標記顯示或隱藏出來；
4、要是大家想把本文檔中所有的出現(xiàn)“抗擊非典”的地方都索引出來的話，那么大家在程序打開第二個對話框時，用鼠標執(zhí)行“標記全部”命令，那么文檔中凡出現(xiàn)“抗擊非典”的地方都會被標記出來。并且對于索引的格式，大家可以任意選擇，也可以選擇“筆劃”或“拼音”的兩種排序方式，在缺省狀態(tài)下是按“筆劃”來排序的；
5、當完成前面的索引標記后，大家就可以提取所標記的索引了，具體的方法是先把鼠標移到文檔的最后，接著用鼠標單擊“插入”菜單項，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“索引和目錄”命令，這樣一個索引就會自動出現(xiàn)在鼠標指針處了；
6、要是大家事先選擇的是“標記全部”命令選項的話，那么索引會標記出大家所索引的某個詞都出現(xiàn)在哪一頁上。一個索引詞在同一頁中出現(xiàn)多次，索引為節(jié)省頁面，只會標記一次，并按筆畫或拼音進行了排序，這樣大家就可以按照索引的提示查找有關(guān)頁面的內(nèi)容了；
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